Peter Post

Po męsku
Obyczaje silnej płci

Mężczyzna w pracy
Część III

Przeł. Anna Bielska

Cartalia

CZĘŚĆ TRZECIA
W pracy

20
Trzy najważniejsze obszary
życia zawodowego

TERAZ JESTEŚ JUŻ EKSPERTEM i wiesz, jak zachować się w sytuacjach codziennych i towarzyskich. Kolejny etap to reguły świata pracy, istotne dla twojej kariery i przyszłości. Twoje zachowanie wpływa nie tylko na to, w jaki sposób postrzegają cię inni, ale także na morale i efektywność kolegów, których poznasz w pracy. Jeśli traktujesz współpracowników z troską i szacunkiem, przyczyniasz się do tego, by firma stała się miejscem bardziej przyjaznym i działała wydajniej. Jeżeli jednak nie wykażesz się rozwagą, poniesiesz konsekwencje na gruncie zawodowym.

Jestem właścicielem agencji reklamowej i za każdym razem, gdy kogoś zatrudniam, od razu oświadczam, że obowiązują u mnie trzy żelazne zasady, a złamanie jednej z nich jest równoznaczne ze zwolnieniem z pracy. Dwie z tych zasad związane są z produktywnością.

Zasada numer trzy dotyczy umiejętności współżycia z innymi pracownikami biura. Jeśli nie potrafisz, będę musiał zdecydować, kto ma zostać, a kto ma odejść i wybór ten może ci się nie spodobać.

Trzecia zasada pokazuje podstawowe różnice między życiem zawodowym a prywatnym. W świecie biznesu, niezależnie od profesji, będziesz musiał:

pracować z ludźmi, z którymi na innym gruncie nie się zadawać

słuchać lub wykonywać polecenia kogoś, z kim nie zawsze się zgadzasz

robić rzeczy w określony sposób, nawet jeśli uważasz, że nie jest to najlepsza metoda ich realizacji

Wyobraź sobie, że pracujesz w mojej agencji reklamowej i nie lubisz jakiegoś pracownika albo uważasz, iż przedstawiciel sprzedaży jednego z naszych dostawców to idiota lub krzywisz się za każdym razem, kiedy musisz pracować z „pewnym” klientem. Według ciebie, twoje zachowanie wobec wymienionych osób jest zrozumiałe; przyjmujesz postawę obronną, jesteś oschły, działasz pospiesznie i źle traktujesz współpracownika. Przekazujesz w ten sposób: „Trzymaj się z dala od mojego miejsca pracy. To, że muszę tutaj pracować, nie znaczy, iż chcę cię znosić”. Twoja pełna wyższości postawa wobec dostawcy jest efektem niezadowolenia z tego, jak zajmuje się każdym zamówieniem; chęć do kłótni o każde pytanie, komentarz lub sprzeciw klienta to sposób na podkreślenie, że jedynymi dobrymi rozwiązaniami są twoje rozwiązania.

Według mnie, twoje niegrzeczne zachowanie wobec współpracownika wpłynie na spadek produktywności was obojga; wyższość wobec dostawcy sprawi, że nie nadłoży drogi specjalnie do naszej firmy, a ciągłe utarczki z klientem to pierwszy krok, aby go stracić.

Potrzebuję osób, które potrafią współpracować z innymi i umieją wydobyć z nich to, co najlepsze, mimo różnic, jakie mogą się pojawić; ludzi, którzy potrafią słuchać, uczyć się i odłożyć na bok prywatne preferencje oraz skupić się na osiągnięciu jak najlepszego efektu. Krótko mówiąc, w biznesie potrzebni są ludzie, którzy wiedzą, w jaki sposób budować relacje, a nie jak je niszczyć.

Świat pracy opiera się na rozmaitych relacjach. Twoje umiejętności zawodowe pomogą ci w czasie rozmowy o pracę i sprawią, że sprzedaż wzrośnie, ale to umiejętności interpersonalne – zdolność do komunikacji z osobą przyjmującą cię do pracy, potencjalnym kupcem, szefem lub współpracownikiem – wpłyną na to, iż osiągniesz sukces.

Dwie najważniejsze kwestie w życiu zawodowym

Biorąc pod uwagę to, co przed chwilą powiedziałem, nie zdziwi cię, że dwa najbardziej denerwujące zachowania mężczyzn związane są bezpośrednio ze wspomnianą wcześniej zasadą numer trzy. Pierwsze z nich to poniżanie współpracowników, a drugie to traktowanie ich z wyższością. Zachowania te wynikają najczęściej z faktu, iż dana osoba nie lubi tej, z którą przyszło jej pracować. Niezależnie jednak od powodu, taka postawa jest niewłaściwa. Kiedy traktujemy innych z wyższością, zachowujemy się niegrzecznie.

Konsekwencje niegrzecznego zachowania w miejscu pracy

W trakcie ostatniego badania dotyczącego niegrzecznych zachowań w pracy okazało się, że spośród osób, które stwierdziły, iż padły ofiarą takiego zachowania, 22 procent świadomie zmniejszyło swój wysiłek, a 12 procent (jedna na osiem osób) odeszło z firmy z powodu złego traktowania. Żadnego szefa, nieważne jak dobrze prosperującego zakładu pracy, nie stać na utratę cennego pracownika z powodu, którego można było uniknąć. Przeszkolenie kolejnej osoby kosztuje stratę czasu i pieniędzy.

Poniżanie innych

Poniżając innych, bezpośrednio atakujesz ich godność osobistą, gdyż umniejszasz ich zasługi i usiłujesz zniszczyć ich poczucie wartości. Nie ma znaczenia, czy robisz to celowo, czy nie; a jeśli jedno z poniższych zachowań dotyczy także ciebie, musisz dobrze zastanowić się, jak taka postawa świadczy o tobie i w jaki sposób możesz zmienić postępowanie.

Czy usiłujesz dominować nad innymi?

Czy krzyczysz i zastraszasz?

Czy podlizujesz się komuś?

Czy flirtujesz w pracy?

Czy przerywasz kolegom?

Czy dotykasz i gapisz się na atrakcyjne koleżanki?

Postawa wyższości

Poczucie wyższości wiąże się z poniżaniem i umniejszaniem wartości innych ludzi. Zwracasz wówczas uwagę na osobę, której dokuczasz. Jeśli twoja postawa mówi: „Uważam, że jestem ważniejszy od ciebie i/lub lepszy od ciebie”, wówczas skupiasz się tylko na sobie i traktujesz wszystkich z poczuciem wyższości.

Niekiedy postawa taka może być dla innych dość jasna i oczywista, innym razem subtelna, ale równie destrukcyjna. Jeżeli rozpoznasz, że któreś z poniższych zachowań dotyczy ciebie, zastanów się nad własnym zachowaniem.

Czy jesteś macho?

Czy zachowujesz się, jakby zależało ci na władzy?

Czy jesteś wszechwiedzący?

Czy szarogęsisz się?

Czy uważasz, że ktoś, kto ma niższe stanowisko, musi być głupszy od ciebie?

Czy spóźniasz się?

Czy słuchasz nieuważnie?

Czy zachowujesz się jak męski szowinista?

Czy wymawiasz się od obowiązków?

Brak manier – kolejne denerwujące
zachowanie w pracy

Chociaż maniery nie stanowią tak ważnego problemu, jak poniżanie innych i zachowywanie się z wyższością, bądź pewien, że ich brak zostanie dostrzeżony przez współpracowników.

W Instytucie Emily Post słyszymy o zadziwiających historiach, dotyczących kiepskich manier u innych: mężczyzna siadający w boksie przy biurku, zdejmujący buty i skarpetki i obcinający sobie paznokcie, pracownik, który na obowiązkowym spotkaniu usiadł z tyłu i cały czas czytał gazetę, sprzedawca, który w windzie pełnej ludzi, tuż po wynegocjowaniu umowy, odwrócił się do swego przełożonego i wszystko mu zrelacjonował albo grupa mężczyzn, która chciała wiedzieć, czy opuszczanie deski we wspólnej łazience jest naprawdę konieczne.

Ciekawą rzeczą dotyczącą manier w pracy jest fakt, że problemy często koncentrują się wokół drobnostek, a nie poważniejszych błędów. Kłopot w tym, iż takie błahostki często sumują się. Najważniejsze tematy poruszone w badaniu to brak manier przy stole, niewłaściwe korzystanie z telefonu lub poczty elektronicznej, nieumiejętne przedstawianie sobie osób, niemówienie „proszę” i „dziękuję”, nieprzytrzymywanie drzwi kobietom, brak higieny osobistej i niestosowny ubiór.

Rzeczy, które mężczyźni robią dobrze w pracy

Ludzie obdarzają wielkim szacunkiem takich współpracowników i partnerów w interesach, którzy traktują ich na równi sobie, umieją słuchać, doceniają, gdy na to zasłużą, są grzeczni i wykonują swoją pracę. Jeśli będziesz tak postępował, konsekwentnie i szczerze, zobaczysz, jak takie zachowanie poprawia jakość służbowych relacji.

Taka postawa sprowadza się do traktowania współpracowników z uwagą, szacunkiem i uczciwością, a oni tego właśnie oczekują, o czym świadczą kolejne badania. W ostatniej ankiecie, przeprowadzonej na sześciu tysiącach pracowników, zapytano respondentów, jakie z niematerialnych korzyści mają dla nich największe znaczenie. Pierwsze trzy miały związek z otoczeniem w pracy i z tym, jak są traktowani przez współpracowników:

71 procent – mili współpracownicy

68 procent – przyjazne otoczenie w pracy

62 procent – wyrozumiały szef

Mili współpracownicy? Przyjazne otoczenie w pracy? Wyrozumiały szef? Takie aspekty pracy są ważne w dzisiejszych czasach. Skoro większość swojego życia spędzamy w firmie, chcemy, aby ten czas upłynął wśród ludzi, z którymi czujemy się dobrze oraz w stosunkowo miłym i przyjaznym otoczeniu. Osoby, dzięki którym tworzy się taka atmosfera, skorzystają na tym, natomiast ludzie mający negatywny wpływ na warunki pracy, poniosą konsekwencje.

21
Pięć głównych zasad
dotyczących rozmowy o pracę

1. Bądź punktualny

Pan Spóźnialski zapytał: „Spóźniłem się 20 minut na jedno spotkanie i 5 minut na drugie, nie dostałem żadnej z tych posad i myślę, że to przez moją niepunktualność. Czy to w porządku?”.

„5 minut czy 1 minuta – to nie ma znaczenia. Nie masz pracy i nie ma tu wymówek ani wyjątków”.

„Nawet 5 minut spóźnienia?”

„Tak już jest; jeśli spóźnisz się na rozmowę w sprawie pracy, nie spodziewaj się, że otrzymasz posadę”.

Istnieje jedna zasada, której nie wolno łamać, kiedy spotykasz się na rozmowie w sprawie pracy – bądź punktualny. Twoje przybycie to doskonała okazja na zrobienie dobrego wrażenia na potencjalnym pracodawcy. Jeżeli będzie on zmuszony czekać, pewnie nigdy nie uda ci się zatrzeć niekorzystnego pierwszego wrażenia.

Spóźnianie się jest oznaką arogancji, świadczy o niewychowaniu i braku zorganizowania – takie cechy osobowości nie przysporzą ci zwolenników. Za każdym razem, kiedy spóźniasz się, czy jako osoba starająca się o posadę, czy dyrektor wykonawczy, w pracy czy na mecz, wykazujesz brak szacunku dla tych, z którymi masz się spotkać.

Oto jak uniknąć problemu – udaj się na miejsce dzień lub dwa przed spotkaniem o pracę. Zobacz, ile czasu zajmie ci podróż. Potem dolicz trochę dodatkowych minut, aby mieć nieco czasu w zapasie. Jeśli w budynku nie ma ochrony, udaj się prosto do siedziby firmy i przedstaw się recepcjonistce. W ten sposób będziesz dokładnie wiedział, gdzie znajduje się biuro. Przy okazji zorientujesz się, jak ubrani są pracownicy i upewnisz się, że to, co założysz na spotkanie, będzie odpowiednie. Jeżeli na dole jest ochrona, popatrz po prostu, jak ubrani są ludzie wchodzący i wychodzący z budynku.

W dniu spotkania postaraj się dotrzeć na miejsce 5 minut przed czasem. Jeśli będziesz zbyt wcześnie, zawsze możesz wejść do pobliskiego lokalu na kawę. W najgorszym przypadku, kiedy utkniesz w trakcie awarii metra lub w gigantycznym korku, skorzystaj z telefonu komórkowego. Zadzwoń i wyjaśnij okoliczności, które sprawiły, że spóźnisz się. Przeproś i określ, kiedy mniej więcej się zjawisz oraz poproś o zmianę terminu spotkania. Przy odrobinie szczęścia uda ci się uratować sytuację.

Rozmowa w sprawie pracy
to „ulica dwukierunkowa”

Pamiętaj, rozmowa o pracę to „ulica dwukierunkowa”; to nie tylko okazja dla firmy, aby dowiedzieć się, jaką jesteś osobą i czy pasujesz do kultury korporacyjnej, ale ty również możesz zobaczyć, czy firma odpowiada twoim potrzebom. Zastanów się, czy osoba prowadząca spotkanie jest tą, z którą chciałbyś pracować. To samo dotyczy innych osób uczestniczących w spotkaniu. Pomyśl także, czy zadania służbowe, jakie miałbyś wykonywać, znajdują się w kręgu twoich zainteresowań.

2. Bądź przygotowany

W czasie rozmowy o pracę nie chodzi o umiejętności zawodowe, ale o umiejętności interpersonalne. Zawodowe talenty doprowadziły cię do drzwi firmy, nie byłoby cię tam, gdyby uznano, że nie nadajesz się na to stanowisko. Teraz ważny jest sposób, w jaki komunikujesz się z osobą prowadzącą rozmowę. Aby nawiązać dobry kontakt, musisz wykorzystać wszystkie swoje umiejętności interpersonalne, między innymi:

sposób, w jaki stoisz, ubierasz się, mówisz, słuchasz i odpowiadasz na pytania

pewność siebie

wiedzę na temat firmy

swobodę, z jaką mówisz o sobie

sposób zachowania, który pokaże przyszłemu pracodawcy, że jesteś osobą poszukiwaną przez firmę

Przygotowanie się do rozmowy o pracę przypomina szykowanie się do egzaminu. Dowiedz się jak najwięcej o firmie, która ma być twoim potencjalnym miejscem pracy. Poszukaj informacji w internecie – obecnie niemal każda firma ma swoją stronę. Jeśli nie, w momencie kiedy zostaniesz poproszony o pytania, spytaj, dlaczego tak jest. Zadając takie pytanie, pokażesz, iż szukałeś informacji o tym przedsiębiorstwie (o czym zawsze warto wspomnieć) i że znasz się na obsłudze komputera.

O co nie pytać

Spotkanie w sprawie pracy to nie okazja, by pytać się o ilość dni urlopu lub o rodzaje premii. Tego rodzaju pytania oraz negocjacje finansowe przeprowadza się, kiedy już zaoferują ci posadę i zdecydujesz, czy chcesz ją przyjąć, czy nie.

3. Ubierz się lepiej niż zwykle

W tej książce zamieściłem kilka podstawowych zasad typu „zrób to tak”. Oto jedna z nich.

Pracowałeś w firmie z branży IT, gdzie można było nosić T-shirty, dżinsy i obuwie na gołe stopy. To już jednak przeszłość i teraz starasz się o posadę w firmie ubezpieczeniowej.

Inna kultura. Nowe zasady. Upewnij się zatem, że jesteś stosownie ubrany. Na samą rozmowę w sprawie pracy należy ubrać się nieco bardziej elegancko, niż wymaga się tego na co dzień w danym przedsiębiorstwie. Jeżeli mężczyźni zwykle noszą tam spodnie i koszulę bez krawata, ty powinieneś założyć marynarkę i krawat. Jeśli ubierają się w sportowe marynarki i krawaty, ty załóż garnitur. Chodzi o to, aby ubrać się trochę lepiej niż do pracy.

4. Uśmiechaj się, mów wyraźnie
i utrzymuj kontakt wzrokowy

Ludzie, którzy uśmiechają się, wyglądają na pewnych siebie (ale nie zadziornych) i jednocześnie pokazują, że potrafią dobrze reprezentować firmę. Zatem uśmiechaj się. Nie przesadzaj jednak, tylko przywołaj na twarz delikatny uśmiech.

Ważne jest także, aby mówić wyraźnie. Jeśli rozmówca nie może cię zrozumieć, wówczas może założyć, że współpracownicy, potencjalni klienci i dostawcy oraz ludzie dokoła ciebie, również nie będą mogli. To z kolei oznacza, iż nie dostaniesz pracy.

Ważny jest także kontakt wzrokowy. Kiedy rozmawiam z kimś, kto nie patrzy mi w oczy, jestem zdezorientowany. Wędruje wzrokiem w prawo, w lewo, patrzy w dół, na dłonie, wszędzie, byle nie na mnie. Taka osoba też nie zostanie zatrudniona.

Popatrz na wskazówki dotyczące mowy ciała w rozdziale 23. i upewnij się, że prezentujesz się właściwie.

5. Podziękuj dwukrotnie

Po raz pierwszy podziękuj pod koniec spotkania. Kiedy rozmowa dobiegnie końca, wstań, podaj dłoń i pożegnaj się ze wszystkimi. Podając rękę, patrz danej osobie prosto w oczy oraz podziękuj krótko i zwięźle. Możesz na przykład powiedzieć: „Dziękuję, że mogłem uczestniczyć w tym spotkaniu. Było mi bardzo miło, będę oczekiwał na państwa odpowiedź”.

Wieczorem, po powrocie do domu, napisz krótki list z podziękowaniami, w którym powtórzysz to, co powiedziałeś osobiście. Później przeczytaj go ponownie. Sprawdź, czy nie zrobiłeś błędów ortograficznych, interpunkcyjnych i gramatycznych i czy nie pomyliłeś tytułów. Potem poproś żonę, partnerkę, współlokatora lub inną zaufaną osobę, aby także rzucił na niego okiem. Musisz być pewien, iż jest bezbłędny.

Wskazówki dotyczące
listu z podziękowaniem

Oto ostatnia szansa, aby pokazać potencjalnemu pracodawcy, jak dobrze umiesz komunikować się.

Ponieważ jest to korespondencja służbowa, powinieneś wydrukować list.

Zachowaj krótką formę – nie więcej niż jedna strona.

Nie trzeba po raz kolejny pisać o swoich kwalifikacjach. Firma ma już twój życiorys i list motywacyjny.

Jeśli w trakcie rozmowy skupiliście się na twoich konkretnych zaletach, możesz o nich przypomnieć, na przykład: „W trakcie rozmowy wspomniał pan o konieczności utworzenia strony internetowej. W zeszłym roku miałem możliwość pracować przy budowie takiej witryny dla Korpusów Młodzieży. Rozmawiałem z dyrektorem Tomem Millerem, który chętnie opowie panu o mojej pracy w tej organizacji. Oto jego telefon: 802-555-1221”.

Zakończ pozytywnym akcentem: „Dziękuję za poświęcony mi czas i uwagę. Mam nadzieję, że dołączę do państwa personelu”.

Wyślij list z podziękowaniami tradycyjną pocztą, to nie czas i miejsce na podziękowania mailowe.

Dopiero wtedy wydrukuj ostateczną wersję na osobistej papeterii, włóż do koperty, naklej znaczek i wyślij.

Pięć pytań, na które musisz być przygotowany

Zostaw sobie nieco czasu i przygotuj odpowiedzi na pytania, jakie mogą paść w trakcie rozmowy o pracę; da ci to większą pewność siebie w trakcie samego spotkania. Przełoży się ona na twoją postawę, która będzie dobrze o tobie świadczyć i może nawet okazać się czynnikiem decydującym o otrzymaniu posady. Najlepiej ćwiczyć odpowiedzi na głos i wypowiadać je normalnym tonem.

DLACZEGO SZUKA PAN NOWEJ PRACY? Zachowaj się właściwie, odpowiadając na to pytanie. To nie pora, aby narzekać na obecnego pracodawcę lub współpracowników. Podkreśl, że jesteś gotów na nowe wyzwania i uważasz, iż ta posada daje ci taką możliwość.

CO PAN WIE O NASZEJ FIRMIE I DLACZEGO JEST PAN ZAINTERESOWANY PRACĄ U NAS? W tym momencie przydadzą się przygotowania, jakie poczyniłeś wcześniej. Możesz ponownie przypomnieć o konieczności poszukiwania wyzwań oraz wymienić poszczególne produkty i usługi oferowane przez daną firmę, a także wyjaśnić, że twoje dotychczasowe doświadczenie bardzo się przyda. Jest to również doskonała okazja do przytoczenia pozytywnych opinii na temat firmy, jakie usłyszałeś, pracując w sieci.

JAKIE SĄ PANA ZALETY? Zamiast bez końca rozwodzić się nad swoimi mocnymi stronami, podaj kilka konkretnych przykładów swoich atutów. Na przykład: „Potrafię zmobilizować się, kiedy wymaga tego praca. W poprzedniej pracy przez dwa tygodnie zastępowałem mojego kierownika, który przebywał na urlopie chorobowym i naprawdę bardzo podobała mi się ta odpowiedzialność oraz nowe wyzwania”.

JAKIE BYŁO NAJTRUDNIEJSZE ZADANIE, KTÓRE MIAŁ PAN DO WYKONANIA W POPRZEDNIEJ PRACY? Nie odpowiesz na to pytanie, jeśli nie jesteś przygotowany. To nie pora, by wspominać o katastrofie, której byłeś uczestnikiem. Skup się na trudnej sytuacji, w której rozwiązaniu odegrałeś dużą rolę.

PROSZĘ POWIEDZIEĆ KILKA SŁÓW O SOBIE. Jest to okazja, żeby podkreślić umiejętności, które według ciebie będą najwyżej cenione przez firmę. Im więcej wiesz o potencjalnej posadzie i miejscu pracy, tym lepiej będziesz mógł dopasować swoje zdolności i umiejętności do potrzeb przedsiębiorstwa.

Pięć pytań, jakie możesz zadać
w trakcie rozmowy o pracę

KTÓRE Z OBOWIĄZKÓW SŁUŻBOWYCH SĄ NAJWAŻNIEJSZE? Dotychczas widziałeś jedynie ich pisemny opis. W czasie gdy rozmówca będzie omawiał je szczegółowo, możesz wykorzystać nowe informacje i pokazać, w jaki sposób twoje kwalifikacje odpowiadają zadaniom, które ci się proponuje. W ten sposób uzyskasz także cenną wiedzę, pomocną w podjęciu decyzji, czy przyjmiesz posadę, jeśli zostanie ci zaproponowana.

CZY MOŻEMY POŚWIĘCIĆ KILKA MINUT NA PRZYJRZENIE SIĘ MOJEMU CV? Zdumiewająco duża liczba osób przyjmujących do pracy nie czyta dokładnie życiorysów. Niezależnie od sytuacji, wykorzystaj to pytanie jako możliwość podkreślenia najważniejszych punktów twojego życiorysu, takich, które najlepiej odpowiadają posadzie, o jaką się starasz.

CO TWÓJ ROZMÓWCA UWAŻA ZA SILNE STRONY FIRMY? Odpowiedź nie jest tu ważna. Zadając to pytanie, masz szansę wykazać się wiedzą na temat firmy.

JAKIE SĄ NAJWAŻNIEJSZE PROBLEMY, Z KTÓRYMI OBECNIE ZMAGA SIĘ PERSONEL? Uważnie słuchaj odpowiedzi, a potem porównaj swoje zdolności i umiejętności z zadaniami określonymi przez rozmówcę. Chodzi o to, by pokazać się jako osoba pozytywnie oddziaływująca na innych.

W JAKI SPOSÓB OPISAŁBY PAN DOBREGO KANDYDATA NA TO STANOWISKO? To pytanie umożliwia ci porównanie swoich umiejętności z wymaganiami firmy. Uważnie słuchaj odpowiedzi i reaguj na nie. W ten sposób nie tylko poznajesz potrzeby przedsiębiorstwa, ale pokazujesz także, że potrafisz uważnie słuchać.

22
Budowanie lepszych relacji

EMILY POST WYRAŹNIE NAPISAŁA, że podstawa dobrego zachowania to budowanie jak najlepszych relacji na każdej płaszczyźnie życia. W pierwszej książce na temat dobrych obyczajów pt. Etiquette, wydanej w 1922 roku, wspomniała, że niektóre osoby uważają, iż etykieta nie jest ważna w biznesie i zwróciła czytelnikom uwagę, by nie rezygnowali z tych cennych zasad.

Pewien bogaty człowiek, który miał właśnie spotkać się w sprawie możliwości przedłużenia pracy na bardzo ważnej posadzie zagranicznej, wszedł do hotelu w Waszyngtonie i zatrzymał się, by przez chwilę pogawędzić z pewną damą. Podczas całej rozmowy nie zdjął kapelusza, a z ust nie wyjął cygara. Tak się złożyło, że owa dama była żoną wpływowego senatora i bez chwili wahania zrelacjonowała mu zachowanie tego „dżentelmena”. On z kolei poruszył tę sprawę w gronie kolegów i ostatecznie mężczyzna nie został zatrudniony na dłużej.

Ludzie obserwują, w jaki sposób zachowujemy się w różnych sytuacjach. Wszyscy jesteśmy oceniani przez pryzmat „zdolności interpersonalnych” oraz „umiejętności zawodowych”, a w interesach ostateczny wybór zależy często od oceny tych pierwszych. Zdolności interpersonalne to wypadkowa znajomości manier oraz umiejętności zastosowania tych zasad przy rozwiązywaniu kwestii etycznych. Emily Post także rozumiała, jak ważna jest wiedza o zasadach etykiety, a nie zdolność opanowania gamy sztucznych póz, używanych między innymi przez samego Abrahama Lincolna.

Ponieważ Lincoln uczył się etykiety, był mistrzem w stosowaniu jej reguł. Czy znał wszystkie meandry pseudoetykiety? To nie ma znaczenia. Może był dziwaczny, ale najważniejsze, że był uprzejmy.

Uprzejmość ta zbudowana jest na trzech zasadach etykiety: trosce o innych, szacunku i uczciwości. Opanowanie tych reguł oznacza, że będziesz korzystał z nich w życiu, w celu poprawy relacji i tworzenia udanych związków między ludźmi. Ostatecznym celem jest zawsze stworzenie pozytywnej relacji. Im lepiej ci się to uda, tym osiągniesz większy sukces zawodowy.

Jak budować relacje

Gdybym po prostu rzucił ci wyzwanie, abyś wyszedł i zaczął budować lepsze relacje, pewnie zdziwiłbyś się i od razu rzuciłbyś tę książkę w kąt. Jednak cel ten staje się o wiele bardziej osiągalny, kiedy zauważysz, że istnieją jedynie trzy czynniki wpływające na związki między ludźmi: czyny, słowa i wygląd. Skup się na tych obszarach, a w naturalny sposób poprawią się twoje relacje.

Zmiana postępowania, sposobu
wypowiadania się i wyglądu

Kiedy wyróżnimy te trzy obszary – czyny, słowa i wygląd – zobaczysz, że o wiele łatwiej jest dostrzec rzeczy, które można ulepszyć.

Jeśli potrafisz określić, dlaczego twoje czyny, słowa i wygląd mogą stanowić problem dla współpracowników, a potem podjąć konkretne kroki, aby to zmienić, znajdziesz się na dobrej drodze do budowania bardziej udanych relacji w przyszłości.

Słowa mają znaczenie

To, co mówisz i w jaki sposób to robisz, jest doskonale pamiętane i będzie miało olbrzymi wpływ na fakt, jak postrzegają cię inni.

Najbardziej oczywistym negatywnym przykładem, zwłaszcza wśród młodych ludzi, wydaje się być zaśmiecanie języka wulgaryzmami. Taki dobór słów całkowicie mnie rozczarowuje. Nie jestem przekonany, czy taka osoba jest „dorosła”, a jeśli uważa ona, że szok wywołany słowem na przykład na „k” wstrząśnie mną, to powinna zauważyć, iż wyraz ten już dawno przestał szokować. Nie tylko nie zwrócę dużej uwagi na kogoś posługującego się takim językiem, ale wręcz zacznę go ignorować.

Obsceniczny i wulgarny język nie powinien być stosowany w kontaktach biznesowych. Nie wspomaga on bowiem komunikacji, a jedynie buduje nasz wizerunek osoby wulgarnej. Możesz też mieć problemy, gdy używasz słownictwa, które według ciebie jest odpowiednie, ale komuś innemu może wydać się obraźliwe.

Oto kilka najczęstszych „negatywnych zachowań” związanych z pracą oraz sugestie, jak postępować. Takie postawy psują relacje, wywołują urazę oraz mogą prowadzić do zmniejszenia produktywności, utraty zysków lub dużej rotacji kadr.

Niewłaściwy dotyk

Tom, szef Jane, wchodzi do jej boksu, aby porozmawiać z nią o nowym zadaniu. Pod koniec rozmowy wstaje i wyciąga lewą dłoń: „Dziękuję za przyjęcie tego zadania, naprawdę to doceniam” – mówi i lekko ściska jej ramię.

To tylko przyjacielski gest, nic więcej. Według Toma jego gest to jedynie próba pokazania, jak bardzo docenia wysiłek Jane.

Ona jednak uważa inaczej. Dla niej taki uścisk jest po prostu dziwny.

„Dlaczego to zrobił?” – myśli sobie. „Nigdy nie widziałam, by dotykał któregoś z mężczyzn inaczej, niż podając mu dłoń. Dlaczego mnie nie podał ręki? O co tu chodzi? Czy on się do mnie zaleca? Czy jest tu jakieś drugie dno?”

Co robić? Prosty gest, jakim jest dotknięcie kobiety, może prowadzić do różnych problemów, nie wspominając już o procesie sądowym. Jeśli czujesz, że musisz fizycznie dotknąć koleżankę, wyciągnij dłoń, dziękując jej za przyjęcie zadania. W miejscu pracy wystrzegaj się wszelkich innych form kontaktu fizycznego.

Czułe słówka

„Kochanie”, „skarbie”, „dziecinko” – istnieje mnóstwo określeń. Osoba używająca ich może sądzić, że jest po prostu przyjacielska, ale współpracowniczka, która je słyszy, może uznać je za niestosowne i zbyt swobodne albo za bezpośrednie zaproszenie do flirtu.

Bob wstaje, by wyjść z gabinetu Jane. Nie dotykać, przypomina sobie i mówi: „Dzięki kotku”.

„Kotku?” – myśli sobie Jane, wpatrując się w plecy odchodzącego Boba. „Nie jestem twoim kotkiem, nazywam się Jane. J-A-N-E”.

CO ROBIĆ? Skoro nie używasz danego słowa, kiedy zwracasz się w pracy do mężczyzny, nie stosuj go w odniesieniu do kobiety. Nie używaj „czułych słówek” w pracy. Ludzie mają imiona i tylko tak się do nich zwracaj. W ten sposób nie popełnisz błędu.

Podpuszczanie

Podpuszczanie to klasyczne zachowanie z gatunku „cel uświęca środki”. Zastraszanie to zmuszanie ludzi do zrobienia czegoś, na co nie mają ochoty: „Daj spokój Jack, weźmy służbowe auto. Co, jesteś tchórzem? Nikt się nie dowie!”. Dla tej osoby celem jest udanie się na lunch poza teren przedsiębiorstwa, zamiast jedzenie w służbowej stołówce, a w związku z tym nakłonienie Jacka do złamania firmowych zasad. W dzisiejszym świecie rzadko, jeśli w ogóle, udaje się w ten sposób osiągnąć zamierzony cel.

CO ROBIĆ? Podpuszczanie jest nie do przyjęcia, niezależnie czy dotyczy nakłaniania kolegi do bezprawnego pożyczenia służbowego samochodu, czy do nielegalnych praktyk w księgowości. Kieruj się zasadami i uświadom wszystkim dookoła, że tego samego spodziewasz się po nich.

Przeklinanie, krzyki i wulgarny język

Nie jest ważne czy słowo lub określenie jest obraźliwe dla ciebie, ważne, czy jest obraźliwe dla osoby, z którą przebywasz.

CO ROBIĆ? Kiedy rozmawiam z ludźmi, staram się wziąć pod uwagę ich pochodzenie i różnice kulturowe. Muszę upewnić się, że dobór słów nie przeszkodzi osiągnąć zamierzonego celu, jakim jest przekazanie komunikatu w sposób efektywny i zbudowanie jak najlepszej więzi ze słuchaczami.

Dominacja

Możesz dominować zarówno w czynach, słowach i postawie. Kiedy swoją wypowiedzią chcesz umniejszyć wartość drugiej osoby, a nie przedyskutować problem („Nie wiesz o czym mówisz!”, „Jak możesz mówić coś tak głupiego?”), właśnie przekroczyłeś granicę między dyskusją a dominacją.

Ton w jakim wypowiadasz słowa, zwłaszcza kiedy krzyczysz, może być równie dominujący jak język, którym posługujesz się. Mowa ciała również może odstraszać, szczególnie jeśli stoisz bardzo blisko drugiej osoby.

CO ROBIĆ? Kiedy rozmawiasz o problemie ze współpracownikiem lub partnerem w interesach, podkreśl omawianą kwestię w sposób neutralny, a nie osobisty, używając odpowiednich określeń, ale nie krytykując danej osoby. Zachowaj spokój i nie podnoś głosu. Za każdym razem, gdy ton twojego głosu wyraża gniew lub frustrację, osoba, z którą rozmawiasz, zwróci uwagę na twój stan emocjonalny, a nie na temat dyskusji. Pamiętaj o mowie ciała; na nic nie zda się kontrolowanie tonu głosu, jeżeli twoje ciało wysyła zupełnie inne sygnały.

Gapienie się

„Staram się nie gapić” – protestujesz. „Ale czasem ona ma na sobie strój, który bardziej nadaje się na imprezę niż do pracy”.

Wiem, że to może być trudne, kiedy w pokoju przebywa bardzo atrakcyjna kobieta. Niektóre ze strojów naprawdę przykuwają wzrok. Nie zmienia to jednak faktu, że uporczywe wlepianie w kogoś wzroku nie jest stosownym zachowaniem w miejscu pracy.

CO ROBIĆ? Może się zdarzyć, że atrakcyjnej koleżanki nie obchodzi fakt, iż przekracza pewne granice, ale interesuje to pozostałe osoby w pomieszczeniu (zarówno mężczyzn jak i kobiety). Wszyscy macie skupiać się na pracy, nawet jeśli coś was rozprasza. Twoja uwaga powinna być skupiona na informacjach i wiedzy, które wykorzystywane są w pracy, a nie na fizycznych atrybutach innych osób. Kiedy wykonujesz swoje obowiązki, naucz się koncentrować wyłącznie na nich, a spojrzenia pozostaw na czas po pracy.

Ignorowanie opinii innych

Rozmawiając często z ludźmi biznesu w całym kraju, słyszę skargi na brak umiejętności słuchania oraz dotyczące tego, że ludzie często ignorują opinie innych i nie doceniają ich starań, kiedy jest to uzasadnione. Obecnie, gdy pracuje się zespołowo, tego rodzaju zachowania stały się bardziej widoczne i bardziej szkodliwe niż dawniej. Budowa silnego, zwartego zespołu stanowi nieodłączną część dzisiejszego sposobu prowadzenia interesów.

Oznacza to konieczność funkcjonowania w złożonym środowisku zespołowym, a nie tylko pracę indywidualną, nastawioną na współzawodnictwo. Powiedzmy na przykład, że zespół programistów w firmie xyz.com dostał zlecenie stworzenia nowej gry komputerowej. Jest to proces złożony i aby osiągnąć sukces, trzeba skoncentrować się na pracy zespołowej. Jeśli jednak członkowie grupy są sfrustrowani zachowaniem kolegów, nie będą mogli skupić się jak należy na wykonywanym zadaniu. Jeżeli Jill napisze miesięczny raport, w którym przedstawi ostatnie dokonania jako wyłącznie własne dzieło, pozostali członkowie zespołu mogą mieć do niej żal, stać się podejrzliwi („Pewnie liczy na awans”) i będą mniej skłonni do współpracy.

CO ROBIĆ? Słuchaj uważnie, co mówią inni i pokaż, że uważasz, zadając pytania dotyczące konkretnych problemów. Dostrzeż wkład pozostałych osób: „Wspaniały pomysł Jill. Jak możemy ulepszyć go w przyszłości? Macie jakieś pomysły?”. To sprawi, iż wszyscy skoncentrują się na pracy, nie na osobistych preferencjach.

Przerywanie

Przerywanie to podcinanie skrzydeł innym. To jakby powiedzieć: „Przepraszam Jack, ale cokolwiek chcesz powiedzieć, nie jest warte mojego czasu”.

CO ROBIĆ? Zacznij słuchać i przestań przerywać.

BADANIA MÓWIĄ

Przestań poniżać innych
i nie zachowuj się z wyższością

Respondentki zapytane o to, co najbardziej denerwuje je u mężczyzn w pracy, za najważniejsze uznały zachowania poniżające innych i poczucie wyższości. Te dwie wady stanowiły łącznie ²⁄³ denerwujących zachowań.

O poniżaniu ludzi na różne sposoby wspomniało 35 procent badanych (to więcej niż jedna na trzy osoby). Respondenci podali wiele przykładów: John, który daje wszystkim w biurze do zrozumienia, iż nie ma problemu, z którym by sobie nie poradził i że o każdej decyzji dowiaduje się pierwszy; Jason, zawsze chętny, aby wykonać każde zadanie i przypisać sobie zasługi całego zespołu; Jim, który zachowuje się jakby był gwiazdą programu telewizyjnego, kiedy tylko szef znika z pola widzenia.

Wybór towarzystwa

W życiu zawodowym, w odróżnieniu od towarzyskiego, nie zawsze wybieramy, z kim chcemy pracować. Aby odnieść sukces w pracy, musimy umieć porozumiewać się z ludźmi, z którymi w innej sytuacji nie chcielibyśmy nawet spotykać się.

Jest to duże wyzwanie, zwłaszcza kiedy rozpoczynasz nową pracę. Gdy znajdujemy się w nieznanym otoczeniu, takim jak nowe miejsce pracy, przyjmujemy postawę obronną. Jeżeli do tego przebywamy z ludźmi, z którymi nie dogadujemy się lub wśród których nie czujemy się swobodnie, takie zachowanie może przerodzić się w działania poniżające lub/ i postawę wyższości – dwa główne źródła starć na polu służbowym.

Zrozumiałe? Być może. Uzasadnione? Nie.

Pamiętaj, że kiedy wchodzisz w nowe środowisko służbowe, twoje naturalne zachowania obronne uruchomią się automatycznie. Aby temu zapobiec, zacznij świadomie tworzyć pozytywne nowe relacje:

skoncentruj się na byciu członkiem zespołu

słuchaj tego, co mówią twoi współpracownicy

skup się na zadaniach adekwatnych do twojego wykształcenia i doświadczenia

staraj się odnaleźć pozytywne cechy w nowych kolegach i ucz się od nich

Poza tym, idąc za przykładem Lincolna, niech podstawę twoich dobrych manier stanowi uprzejmość.

23
Komunikacja w biurze

JEŚLI Z TEGO ROZDZIAŁU MIAŁBYŚ NAUCZYĆ SIĘ JEDNEJ RZECZY, niech będzie to zasada, że nie możesz cofnąć tego, co powiedziałeś.

„Nie powiedziałem tego”

(owszem powiedziałeś)

„Nie miałem tego na myśli”

(owszem miałeś)

„Proszę, zapomnij o tym, co powiedziałem”

(Jasne!)

Czy coś powiesz, czy napiszesz – komunikat świadczy o tym, kim jesteś. Poplątane, niespójne myśli i zła komunikacja sprawiają, iż będziesz jawił się innym jako osoba zdezorganizowana i ignorant. Tak zwane „czeskie błędy”, kiepska gramatyka lub niewłaściwe słowa spowodują, że wydasz się niechlujny, nieprecyzyjny i niemądry. W centrum uwagi, zamiast treści, którą chciałeś przekazać, znajdzie się zdenerwowanie i frustracja odbiorcy.

Niezależnie od sposobu komunikacji – rozmowa w cztery oczy, e-mail, notatka, list, faks czy telefon – jeśli spełnisz cztery poniższe kryteria, ludzie skupią się na treści twojej wiadomości, a nie na twoich niedociągnięciach:

czy informacja jest jasna? (czy powiedziałeś to, co miałeś do powiedzenia?)

czy jest logiczna? (czy trzymasz się tematu?)

czy jest zwarta? (czy jest zrozumiała dla odbiorcy?)

czy jest zwięzła? (czy mogłeś ująć to precyzyjniej lub napisać krócej?)

Niestety, we współczesnym zwariowanym świecie biznesu często umniejsza się znaczenie przejrzystości, logiki i spójności w komunikacji korporacyjnej. Oto przegląd różnych środków porozumiewania się używanych w dzisiejszym świecie biznesu oraz kilka wskazówek, jak je najlepiej wykorzystać.

Rozmowa w cztery oczy

W pewnym sensie jest to najtrudniejsza z metod komunikacji. Rozmawiając z kimś oko w oko, twój odbiorca może słyszeć cię, widzieć i czuć twój zapach. Jest wiele rzeczy, które mogą pójść nie po twojej myśli i wiele sposobów, aby zepsuć rozmowę. Musisz pamiętać o odpowiednim tonie głosu, doborze gramatyki i słownictwa, wymowie, jasności wypowiedzi i mowie ciała.

Na przykład, Bob ma przedstawić prezentację na zebraniu dyrektorów. Jest to dla niego szansa, by zabłysnąć lub spalić się. Kilkanaście razy przeglądał swoją prezentację w PowerPoincie i upewnił się, że sprzęt działa bez zarzutu. Powinien był jednak także dokładnie sprawdzić czy:

ma spokojny i wyraźny głos i czy nie drży ze zdenerwowania?

czy mówi spójnie i nie powtarza się?

czy mówi w równym tempie i nie „pędzi” przez prezentację, jakby to był wyścig?

czy swobodnie używa terminologii i nie przekręca słów?

czy chodzi w trakcie przemowy, czy kurczowo trzyma się podium?

czy utrzymuje kontakt wzrokowy ze słuchaczami i wykonuje gesty rękoma, czy stoi, jakby go zamurowało?

czy jest ubrany stosownie do okazji (kiedyś zapomniałem paska i przez całą prezentację musiałem stać w zapiętej marynarce)?

Oto kilka rad, jak sprawić, aby bezpośrednia komunikacja była bardziej efektywna:

Tembr głosu

Wykrzykiwanie argumentów nie doda im siły przebicia. Mów w taki sposób, jak podczas zwyczajnej rozmowy. Jeśli będziesz korzystać z mikrofonu, poćwicz najpierw, aby przyzwyczaić się do zmienionej barwy głosu.

Ton głosu

Nic tak nie usypia słuchaczy, jak przemawianie monotonnym głosem. Mówienie w ożywiony sposób pomaga im wychwycić ważne punkty twojej przemowy. Ton twojego głosu może oznaczać: „Mam gdzieś to, o czym mówię” lub „To naprawdę ważne, słuchajcie”.

Tempo przemowy

Przemawiając do słuchaczy, najlepiej byłoby zachować to samo tempo mówienia, jakiego używasz w rozmowie z przyjaciółmi.

Akcent

Zwykle delikatny akcent nie stanowi problemu. Jeśli jednak mówisz z silnym akcentem, który jest trudny do zrozumienia przez słuchaczy, wówczas musisz popracować nad nim.

Mowa ciała

To, jak wyglądasz, jest równie ważne jak to, co masz do powiedzenia. Twoja postawa zaabsorbuje rozmówcę albo całkowicie go odrzuci. Oczywiście pojedyncze zachowanie lub działanie nie musi świadczyć o twoim ogólnym podejściu do sprawy. Skrzyżowanie ramion lub odchylenie się do tyłu jeszcze nic nie znaczy, ale w połączeniu z kwaśną miną, wydętymi ustami i niemiłymi pytaniami może świadczyć o tym, że rozmówca niezbyt przejmuje się tym, co masz mu do powiedzenia.

Oczy stanowią ważny aspekt komunikacji, a jeżeli unikasz kontaktu wzrokowego, może to oznaczać, iż nie czujesz się swobodnie w obecności danej osoby lub tego, co mówi. Gdy zbyt długo wpatrujesz się komuś w oczy, może być to subtelny znak, że kwestionujesz jej pozycję.

Garbiąc się, sprawiasz wrażenie niechlujnego lub niezainteresowanego.

Stanie z rękoma w kieszeni jest dość zwyczajne, natomiast wyjęcie ich lub trzymanie złożonych na plecach wyraża postawę autorytatywną.

Machanie stopą lub kolanem może świadczyć o znużeniu, zniecierpliwieniu, niepokoju lub znudzeniu osoby, z którą rozmawiasz.

Etykieta służbowych rozmów telefonicznych

Pomyśl o tym, jak denerwujesz się, kiedy ktoś niewłaściwie korzysta z telefonu. Oto kilka propozycji, w jaki sposób uniknąć najczęstszych wpadek telefonicznych w biurze.

ROZMOWA OSOBISTA A ROZMOWA TELEFONICZNA. Kiedy rozmawiasz z kimś osobiście, wówczas rozmowa ta ma zawsze pierwszeństwo przed kontaktem telefonicznym. Wykorzystaj w telefonie funkcję przekierowania rozmów nadchodzących do poczty głosowej albo zdaj się na automatyczną sekretarkę. Jeśli opcje te są dla ciebie niedostępne, powiedz dzwoniącemu, że jesteś zajęty i oddzwonisz później. Pamiętaj, kiedy spodziewasz się telefonu, który będziesz musiał odebrać, powiedz o tym osobie, z którą rozmawiasz i zaproponuj spotkanie w innym terminie, jeżeli tak byłoby wygodniej.

PRZEŁĄCZANIE ROZMOWY NA TRYB OCZEKIWANIA. Gdy zawieszasz rozmowę, rób to na krótki czas – nie dłużej niż na minutę lub dwie. Jeśli jest jakiś problem, wyjaśnij sytuację danej osobie. Jeżeli ty musisz poczekać i trwa to ponad trzy minuty, rozłącz się i zadzwoń później (postaraj się, aby nie dać się ponieść nerwom).

PRZEDSTAW SIĘ. Nie ma nic bardziej frustrującego niż odebranie telefonu, kiedy nie wiemy, kto dzwoni. Zawsze zaczynaj rozmowę od przedstawienia się: „Cześć Tom, tu Jim Smith z Aerospace” lub, jeśli lepiej znasz Toma: „Cześć Tom, tu Jim Smith” albo, jeżeli Tom jest twoim przyjacielem: „Cześć Tom, tu Jim, idziemy dzisiaj na lunch?”. Kiedy ktoś dzwoni do ciebie i nie przedstawia się pierwszy, wykorzystaj szansę i powiedz: „Dziękuję za telefon, ale chciałbym upewnić się, z kim mam przyjemność”.

SAM WYKONUJ TELEFONY. Wiem, że nie zyskam sobie tym sympatii, ale zawsze dostaję gęsiej skórki, kiedy słyszę: „Witam panie Post, tutaj Thomas, asystent pana Jonesa z Aerospace. Pan Jones chciałby z panem porozmawiać. Proszę chwilę zaczekać”. Jest w tej sytuacji coś niewłaściwego. Pan Jones dzwoni do mnie i każe na siebie czekać? Niech pan posłucha, panie Jones, mój czas też jest cenny. Bądź na tyle uprzejmy, aby samemu wykonać telefon i zacznij rozmowę jak należy.

ODBIERANIE TELEFONÓW. „Dzień dobry, Acme Widget Company, Bill przy telefonie, w czym mogę pomóc?”

SPRÓBUJ ODEBRAĆ TELEFON. Gdy dzwoni telefon, nie czekaj, aż ktoś inny go odbierze. „Halo tutaj Bill Jones, Aerospace, w czym mogę pomóc?” Pan Jones zyskał właśnie dziesięć punktów w mojej ocenie. Oto szef we własnej osobie odbiera telefon. Znam jednego dyrektora wykonawczego, który regularnie odbiera telefony w call center firmy. Wyobraź sobie zaskoczenie, kiedy ktoś dzwoni ze skargą i słyszy, że po drugiej stronie słuchawki znajduje się dyrektor wykonawczy. Pomyśl o postawie pracowników call center, którzy widzą, jak dyrektor wykonawczy dzieli ich problemy i ma do czynienia z tymi samymi sprawami co oni.

NOTUJ WŁAŚCIWE WIADOMOŚCI. Kiedy odbierasz wiadomość dla kolegi, zapisz swoje imię oraz datę i godzinę rozmowy, a także imię i nazwisko rozmówcy, nazwę jego firmy i numer telefonu wraz z krótkim opisem tematu rozmowy. Na końcu zaznacz, czy kolega ma oddzwonić, czy dzwoniący skontaktuje się z nim później.

Jak rozmawiać przez telefon?

Mimo iż osoba po drugiej stronie słuchawki nie widzi cię (przynajmniej jeszcze nie teraz), doskonale cię słyszy. Jeśli nie będziesz uważny, rzeczy, które robisz lub dźwięki, jakie wydajesz, mogą być denerwujące dla rozmówcy. Rozmawiając przez telefon, pamiętaj...

Nie rób tysiąca rzeczy na raz – odgłosy pisania na klawiaturze lub szelest papierów dobrze słychać po drugiej stronie słuchawki. Świadczą one o tym, że twoja uwaga skupiona jest na czymś innym.

Nie żuj gumy i nie jedz – nic więcej nie trzeba dodawać.

Wyłącz radio, sprzęt grający i inne urządzenia wydające dźwięk – stłumią twój głos i utrudnią rozmowę.

Nie kichaj, nie kaszl i nie wycieraj nosa przy słuchawce – rozmówca może być przerażony odgłosami wydobywającymi się z telefonu. Pomyśl też o bakteriach, które zostawiasz na słuchawce.

Odłóż spokojnie słuchawkę – nagłe odgłosy z drugiej strony linii słyszane są z większym natężeniem.

Nie baw się w detektywa – nigdy nie pozwalaj, aby ktoś słuchał rozmowy bez uprzedzenia, nawet jeśli jest to sekretarka lub asystent. Nigdy też jej nie nagrywaj bez wcześniejszego powiadomienia drugiej strony.

Nie staraj się rozmawiać z kimś, kto właśnie dyskutuje przez telefon z inną osobą – to jedna z moich ulubionych zasad. Nie mam podzielnej uwagi i kiedy pracownik wpada do mojego biura w czasie, gdy rozmawiam przez telefon i usiłuje mi coś powiedzieć, odsyłam go gestem dłoni. Nie jestem w stanie prowadzić dwóch rozmów jednocześnie i sugeruję, abyś nie wymagał tego od swoich współpracowników. Wróć, kiedy kolega skończy rozmowę.

ZESTAW GŁOŚNOMÓWIĄCY. Za każdym razem, gdy używasz aparatu głośnomówiącego, powiadom o tym rozmówcę, kiedy połączysz się z nim i przedstaw wszystkie osoby przebywające z tobą w pomieszczeniu. Każdy musi przywitać się wyraźnie, gdy jest przedstawiany, tak aby rozmówca mógł potem rozróżnić głosy uczestników rozmowy.

ROZMOWA OCZEKUJĄCA. Może pracujesz w domu lub małym biurze, gdzie możesz skorzystać z opcji rozmów oczekujących, zamiast posiadania wielu linii telefonicznych. Kiedy usłyszysz dźwięk rozmowy oczekującej, zapytaj osobę, z którą rozmawiasz, czy może przez chwilę zaczekać. Powiedz drugiemu rozmówcy, że oddzwonisz i natychmiast powróć do pierwszej rozmowy. Dopiero, kiedy ją skończysz – oddzwoń.

Poczta głosowa

Zrób sobie i rozmówcy przysługę – zostaw zwięzłą wiadomość: „Cześć, tu Bill Jones z Aerospace, przepraszam Tom, nie zastałem cię. Mógłbyś oddzwonić pod numer 555-1212? Chciałbym przedyskutować...”. Skróć do minimum opis powodu, z jakiego dzwonisz, wystarczą dwa lub trzy zdania. Na początku zawsze przedstaw się, podaj nazwę firmy i telefon, pod którym będziesz osiągalny. Pod koniec wyraźnie i powoli powtórz numer. Nie znoszę, kiedy ktoś zostawia mi niewyraźną wiadomość i muszę odsłuchać ponownie cały tekst, aby wyłowić przekazany pospiesznie numer. W trakcie jednego z seminariów spotkałem kobietę, która narzekała, że ma problemy z zostawianiem wiadomości głosowych, ponieważ w takich momentach brakuje jej słów. Zapisuje więc sobie to, co chce przekazać. Gdy odezwie się poczta głosowa, po prostu odczytuje tekst z kartki. W efekcie zawsze prezentuje się profesjonalnie, a to wpływa na jej pozytywny odbiór.

Ważna zasada

Wyłącz telefon komórkowy, kiedy jesteś w sytuacji, gdzie przeszkadzałby on osobom w pobliżu.

Telefon komórkowy

Telefon komórkowy to jedno z najbardziej użytecznych i jedno z najczęściej niewłaściwie stosowanych narzędzi w dzisiejszym świecie biznesu. Powód jest prosty – zbyt wiele osób stało się niewolnikami komórek. Myślą mniej więcej tak: „Mam już telefon komórkowy, więc musi być cały czas włączony, tak abym o każdej porze i w każdym miejscu był uchwytny, żeby ktoś ważny mógł zawsze skontaktować się ze mną”. Można by zacząć zastanawiać się, w jaki sposób w ogóle żyliśmy w czasach, gdy nie było komórek. Odpowiedź brzmi – doskonale.

Stań się panem swojego telefonu komórkowego – wyłącz go.

Korzystaj z niego, kiedy oczywiście musisz, ale zostawiaj go włączonego tylko wtedy, gdy będziesz mógł odebrać, nie przeszkadzając przy tym innym. Jeśli korzystasz z telefonu komórkowego w sprawach służbowych w miejscu publicznym, pamiętaj, że nawet jeżeli nie znasz ludzi wokół ciebie, nie oznacza to, iż twoja rozmowa może im nie przeszkadzać.

Twoje zadanie jako gościa lub gospodarza

Rozmowy przez telefon komórkowy nie są tak naprawdę prywatne.

Siedzisz na przykład w pociągu podmiejskim pełnym ludzi spieszących się do pracy, dzwoni twój telefon i jest to kolega, który chce porozmawiać o szczegółach ostatnich negocjacji umów. Wówczas oddaj współpasażerom przysługę – przerwij natychmiast rozmowę. To samo dotyczy rozmowy w metrze, kiedy dzwoni znajomy i chce, żebyś zrelacjonował mu pikantne detale wczorajszej randki. Uwierz mi, ludzie wokół ciebie nie chcą słuchać szczegółów, więc skończ tę rozmowę. Przejdź w bardziej ustronne miejsce albo nie rozmawiaj. To nie inni mają odsuwać się od ciebie, to ty powinieneś odejść na bok.

E-maile

Chciałbym dostać 1 dolara za każdy niestosowny e-mail, jaki kiedykolwiek został wysłany. Gdyby tak się stało, byłbym teraz bardzo bogaty. Poczta elektroniczna to wspaniałe narzędzie komunikacji. Oto trzy zasady, dzięki którym będzie jeszcze doskonalsze.

ZASADA NUMER 1. Jeśli nie powiesiłbyś danej informacji na tablicy ogłoszeń dla publicznej wiadomości, nie wysyłaj jej mailem. Słyszałem dziesiątki opowieści o tym, jak zdumieni nadawcy e-maili odkrywali, że to, co miało być prywatną korespondencją, dostało się do publicznej wiadomości. W niektórych sytuacjach skończyło się to nawet utratą pracy. Każdy e-mail jest dokumentem publicznym.

ZASADA NUMER 2. Korzystaj z opcji „Kopia robocza” lub „Wyślij później”. Przeczytaj i sprawdź treść wiadomości elektronicznych, bo kiedy je wyślesz, będzie już za późno.

ZASADA NUMER 3. Wiadomość musi być łatwa w czytaniu. Polecam czcionkę szeryfową, która posiada małe kreseczki (szeryfy) na końcach niektórych liter. Ułatwiają one odczytanie wersu. Unikaj używania wyłącznie dużych liter. Stanowią one odpowiednik krzyku (oznaczają gniew), a ponadto trudno się je czyta.

Listy i notatki

W końcu dochodzimy do listów i notatek, czyli środków związanych z komunikacją na papierze (kiedyś pisano je na maszynie, obecnie drukuje się z komputera; można też napisać ręcznie).

W epoce e-maili tradycyjne listy wysyłane pocztą lub kurierem stały się środkiem komunikacji, podkreślającym, że to, co chcemy przekazać, jest bardzo ważne lub osobiste, a także kiedy chcemy podziękować komuś z wyjątkowym szacunkiem.

Szuflada z papeterią

Aby móc wysłać tradycyjne listy, zaopatrz szufladę w niezbędne przedmioty.

Papeteria służbowa – papier dobrej jakości (8,5 x 11 cali), z logo i nazwą firmy. Miejscowa firma poligraficzna pomoże ci dokonać odpowiedniego wyboru. Nie spiesz się, obejrzyj barwę i odcienie papieru, sprawdź, jaki jest w dotyku. Spytaj sam siebie, czy jest wystarczająco wyrazisty, a jednocześnie na tyle subtelny, by odzwierciedlić twój wizerunek.

Koperty służbowe – wybierz standardową kopertę, w której mieści się kartka złożona na trzy części. Rodzaj papeterii powinien pasować do koperty. W miejscu nadawcy powinien znajdować się nadruk z nazwą i adresem firmy.

Karteczki. Są to mniejsze kawałki papieru (7,25 x 10,5 cala), wykonane z tego samego materiału, co służbowa papeteria. Zapisuje się na nich osobiste notatki. Powinny mieć nadruk z twoim imieniem i nazwiskiem oraz adresem, ale bez logo firmy. Używa się pasujących do nich małych kopert.

Karty korespondencyjne – zwykle wykonane z grubszego papieru, służą do krótkich pisanych ręcznie notatek. Typowy rozmiar karty korespondencyjnej to 4,25 x 6,5 cala. Zamawia się też pasujące do nich koperty.

Złożone notatki i nieoficjalne zapiski – są to małe, złożone kartki, na których ręcznie pisze się informację. Doskonale nadają się do krótkich osobistych wiadomości.

24
Codzienne maniery
w pracy

JAK DOWIEDZIELIŚMY SIĘ z rozdziału 22., sposób, w jaki prezentujesz się, odgrywa dużą rolę w biznesie. Jeśli poniżasz innych lub zachowujesz się z wyższością, wywrze to bardzo ujemny wpływ na to, jak postrzegają cię koledzy z pracy. Jeżeli chodzi o codzienne maniery, wpływ ten nie jest duży, ale ocena, jaką wydają ci inni, może wpłynąć na twój sukces lub przyczynić się do porażki.

Na przykład, obecnie mężczyźni nie powinni traktować kobiet inaczej, niż traktowaliby drugiego mężczyznę. Osobiście nigdy nie odsuwałem krzesła mężczyźnie, w związku z czym nie powinienem odsuwać go również kobiecie. Problem, jaki napotykają mężczyźni to fakt, że istnieje wiele kobiet, przynajmniej wśród respondentek naszego badania, które wymagają takiego zachowania podczas służbowej kolacji. Nagle ta jasna zasada staje się niezrozumiała.

Kluczem do rozwiązania dylematów związanych z etykietą służbową jest używanie dobrych manier w przemyślany sposób. Podczas zwykłego lunchu służbowego postąpiłbym zgodnie ze standardowymi wytycznymi i nie odsuwał krzesła koleżance. Gdyby posadzono mnie obok kobiety podczas oficjalnej kolacji służbowej, podchodząc do stołu, zapytałbym ją: „Odsunąć ci krzesło?”. Teraz to będzie jej wybór i może odpowiedzieć w sposób, który będzie dla niej wygodny: „Nie, dziękuję, poradzę sobie” lub „Tak Peter, dziękuję ci”.

Zamiast po prostu odsuwać krzesło i ryzykować, że kogoś obrazimy, zapytajmy, co wolałaby dana osoba. Dzięki temu oboje poczujemy się swobodnie, a o to przecież chodzi.

W biurze

Pan lub Pani?

Kiedy zaczynasz nową pracę, jednym z pierwszych problemów, którym stawisz czoło jako nowy pracownik, będzie sposób, w jaki masz zwracać się do kolegów, zwłaszcza zajmujących wyższe stanowiska. W dużej firmie prawdopodobnie zostaniesz oprowadzony przez osobę z twojego działu lub przez kogoś z działu kadr. Wówczas od razu zapytaj: „Przepraszam, ale zastanawiałem się, jak mam się zwracać do zastępcy prezesa ds. marketingu – pani Smith czy Jane?”. Pamiętaj, każdy przeżywał kiedyś swój pierwszy dzień w pracy.

Kultura w miejscu pracy

Każde miejsce pracy ma swoją wyjątkową kulturę, zwyczaje, zasady i konwencje. Jedną z najważniejszych rzeczy, jakie musisz zrobić, rozpoczynając nową pracę, jest nauczenie się jak najwięcej o kulturze nowego miejsca.

W jednej firmie na przykład panuje zwyczaj, aby wszyscy mówili sobie po imieniu, a w innej oczekuje się, abyś zwracał się do starszego szczeblem kierownictwa per pan/pani. Jeżeli w ramach swoich obowiązków służbowych masz do czynienia z klientami lub dostawcami, musisz poznać także, jakie zasady obowiązują w ich firmach. W Vermont mogę ubrać się w określony sposób, jeśli mam udać się na spotkanie w Ben and Jerry’s Ice Cream i zupełnie inaczej, kiedy idę załatwiać sprawy do banku. W obu przypadkach wkraczam do świata tych firm i chcę pokazać, że szanuję i rozumiem ich zasady.

Ważna zasada

Każde nowe miejsce pracy rządzi się własnymi zasadami. Twoim zadaniem jest nauczenie się tych reguł i postępowanie zgodnie z nimi. Niezależnie od sytuacji, jeżeli nie jesteś pewien, co robić, obserwuj ludzi wokół ciebie, wyciągaj wnioski i kieruj się nimi.

Patrz, słuchaj, bądź uważnym obserwatorem ludzi, a potem naśladuj to, co robią inni. Jeśli każdy zwraca się do szefowej pani Smith, powinieneś zachowywać się podobnie. Nie wstydź się pytać kolegów o radę.

Plotka

Kiedy mężczyźni i kobiety zbierają się, aby popracować, w ruch idą także języki. Ludzie obmawiają się za plecami w każdym biurze, dlaczego więc ty miałbyś tego nie robić?

Dlatego, że plotkowanie i obmawianie innych rani uczucia tych osób, a to obniża morale pracowników i wpływa na spadek produktywności. Prowadzi to do spadku rentowności, a jeśli spadają zyski, odczujesz ten fakt na własnej kieszeni.

Zawrzyj pakt sam ze sobą – nie plotkuj.

Jeśli widzisz, że inni plotkują, co powinieneś zrobić? Odmów przynajmniej udziału w tej rozmowie i natychmiast opuść pomieszczenie. Możesz też pójść o krok dalej i dać grupie do zrozumienia, co o tym myślisz: „Słuchajcie, przestańcie proszę”, a potem zmień temat. „Bardziej ciekawi mnie, czy widzieliście zwycięstwo Gigantów w ostatnich rozgrywkach?”

Zachowanie w boksach

Boksy to skuteczny sposób dla firmy, aby zmaksymalizować wartość przestrzeni biurowej. Nie da się temu zaprzeczyć, jednak boks to nie to samo, co prywatny gabinet, w którym możesz zamknąć drzwi. Problemy, jakie zdarzają się w boksach, są z reguły związane z brakiem prywatnej przestrzeni. Należą do nich:

HAŁAS. Szum w przestrzeni biurowej jest ciężki do zniesienia. Dodaj do tego jeszcze głośne rozmowy (osobiste lub telefoniczne) i masz powód do zdenerwowania. Hałas przeszkadza w pracy. Niewiele możesz poradzić na szum maszyn biurowych, ale możesz spróbować ograniczyć poziom hałasu, który ty wywołujesz, poprzez obniżenie tonu głosu i używanie słuchawek, kiedy chcesz posłuchać muzyki.

ROZMOWY. Krótka wymiana zdań z kolegą jest właściwa, ale dłuższa konsultacja lub dyskusje grupowe powinny odbywać się w sali konferencyjnej, w wolnym prywatnym gabinecie lub w pokoju socjalnym. Jeśli nie masz dostępu do odosobnionego miejsca, musisz (ty i twój gość) nauczyć się mówić cicho.

TON GŁOSU W CZASIE ROZMOWY TELEFONICZNEJ. Pilnuj się, aby ściszyć głos. Zwłaszcza mężczyźni mają tendencję do głośniejszego mówienia przez telefon.

PRYWATNE ROZMOWY TELEFONICZNE. Twoja firma może mieć reguły dotyczące rozmów prywatnych w miejscu pracy. Jeżeli tak, postępuj zgodnie z nimi. Jeśli nie ma określonych zasad i tak powinieneś być ostrożny, aby nie naruszać przywilejów związanych z korzystaniem z telefonu.

MLASKANIE, ŻUCIE GUMY. Głośne żucie gumy i picie kawy – to jedne z najbardziej obrzydliwych dźwięków dla innych osób. Pospieszne wydmuchanie nosa jest w porządku, ale gdy masz problemy z zatokami i musisz skorzystać z chusteczki do nosa, wyjdź w tym celu do łazienki.

STANIE KOMUŚ NAD GŁOWĄ. Fajną rzeczą w boksach jest to, że bardzo łatwo można wysunąć głowę zza ścianki działowej i włączyć się do rozmowy prowadzonej po sąsiedzku. Nie przechylaj się jednak przez cały czas. Podejdź i wejdź do drugiego boksu tak, jakbyś zrobił to w gabinecie. Zaglądanie przez ściankę to znak, że podsłuchujesz. Wiem, iż może być trudno, jeżeli nie chcesz słyszeć prowadzonych obok ciebie rozmów, ale twoim obowiązkiem jest okazanie szacunku dla prywatności innych, nie naskakuj więc na nikogo znienacka, oznajmiając, że znasz temat rozmowy.

Podarunki

Asystent producenta telewizyjnego talk-show spytał mnie kiedyś: „Peter, jestem tu stosunkowo nowy. Ostatnio były urodziny głównej producentki programu. Postanowiłem dać jej butelkę wina z tej okazji, czy było to nie na miejscu?”.

„Tak” – odparłem. Kiedy pracownicy zaczynają indywidualnie dawać prezenty kierownikowi, zaraz pojawia się rywalizacja i podlizywanie się. Powiedzmy, że butelka kosztowała 25 dolarów. Jako twój kolega z pracy zaczynam zastanawiać się: „Czy ty się podlizujesz? Czy to oznacza, iż każdy ma kupić podobny prezent? A może ja nie mam 25 dolarów? Czy chcesz żebym niekorzystnie wypadł?”.

Jedynym stosownym sposobem obdarowania kierownika prezentem jest podarunek od całej grupy. W innym wypadku po prostu złóż życzenia urodzinowe.

Prezenty świąteczne to kolejny powód do nieporozumień w pracy. Czy kupować upominki dla wszystkich biurze? Nie. W firmach istnieje zwykle pewna tradycja związana z prezentami świątecznymi, na przykład „Mikołajki”, kiedy ofiarowuje się drobne upominki za symboliczną kwotę.

Możesz oczywiście dać prezent jednej lub dwóm wyjątkowo bliskim ci osobom, ale dyskretnie. Pamiętaj, twoim celem jest okazanie, że doceniasz konkretnego współpracownika.

To, iż dałeś komuś podarunek nie znaczy, że masz oczekiwać rewanżu.

Kuchnia i jedzenie

W mojej agencji reklamowej mieliśmy trzy wojny o kuchnię. Chodziło o różne problemy i każda niemal nie skończyła się zamknięciem tego pomieszczenia na dobre.

Pierwsza wojna dotyczyła kradzieży jedzenia. Pewnego dnia zniknęły pyszne zapasy jednego z pracowników i nie był on z tego powodu szczęśliwy. Zasada jest prosta – co twoje jest twoje, a tego, co nie należy do ciebie, nie dotykaj.

Druga wojna wybuchła z powodu lodówki. Zostawiono w niej pojemniki, które leżały tak długo, że zaczęły żyć własnym życiem. Rozwiązanie – poprosiliśmy każdego, aby usuwał stare kanapki i produkty na lunch. Wszyscy wyrazili zgodę i nadal korzystamy z lodówki.

Trzecia wojna rozpętała się z powodu zostawiania nieumytych talerzy i szklanek w zlewie. Nie mogę się nadziwić, w jaki sposób w ogóle urosło to do rangi problemu. Co jest w tym niejasnego? Korzystasz z talerza i szklanki, wkładasz do zlewu, myjesz, wycierasz i odkładasz na miejsce.

Odpoczynek

Krótka przerwa w pracy to wspaniała rzecz. To okazja, by rozprostować nogi, odświeżyć się i naładować baterie. Jest jednak kilka problemów, które mogą się pojawić, zwłaszcza gdy jest kilku pracowników, mających w zwyczaju korzystać z przerwy w tym samym czasie, co ty.

ZBYT CZĘSTE ODPOCZYNKI. Robienie sobie jednej przerwy przed południem i jednej po południu jest rozsądne. Odpoczynek co 15 minut szybko sprawi, że zdobędziesz miano lenia.

ZBYT DŁUGIE PRZERWY. Uważaj. Dziesięciominutowa przerwa może szybko przerodzić się w półgodzinną wyrwę w pracy. Zanim zorientujesz się, zaczną o tobie plotkować, a kierownictwo będzie źle na ciebie patrzeć.

NIESTOSOWNE ROZMOWY. W wielu firmach stosuje się zasady określające tematy konwersacji, jakie można poruszać w biurze. W jednym przedsiębiorstwie żarty mogą być do przyjęcia, w innym będzie to temat tabu. Plotki nigdy nie są akceptowane. To samo dotyczy obgadywania firmy i jej reguł. Skup się na bezpiecznych tematach, takich jak kino, sport, muzyka czy rozrywka. Kiedy rozmowa wkracza w niebezpieczne rejony, przeproś i wróć do pracy.

Po co przestrzegać polityki firmy?

Dlaczego musimy przestrzegać polityki firmy? Ponieważ to ustalony z góry zestaw reguł. Jeśli nie podobają ci się, to znaczy, że ta firma nie jest odpowiednim miejscem dla ciebie. Jednej rzeczy możesz być pewnym, jeżeli nie będziesz trzymał się zasad, nie wzbudzi to uznania przełożonych.

Higiena

Ludzie, którzy niezbyt często myją się, nie używają dezodorantu i nieprzyjemnie pachną, tracą możliwość nawiązania dobrych relacji z kolegami i zmniejszają szanse awansu. Najłatwiej poradzić sobie z tym problemem regularnie myjąc się (raz dziennie) i używając dezodorantu, najlepiej o niezbyt intensywnym zapachu. Kolejnym wymogiem jest codziennie świeże ubranie. W najgorszym razie powąchaj koszulę i szczerze określ, czy nadaje się do ubrania.

Kolejną kwestią są zapachy – wody kolońskiej, perfum lub zapachowych dezodorantów. Spryskiwanie się wodą kolońską lub perfumami może być uciążliwe dla innych, kiedy przechodzisz obok nich. Wiele firm wprowadziło zasady dotyczące stosowania perfum.

Ubiór

Kwestia ubioru to trudne zagadnienie. To, co ty uważasz za strój „swobodny i stosowny”, twój szef może uznać za niewłaściwy. Ubierając się do pracy, pamiętaj, że jeśli w firmie obowiązują reguły ubierania się, a twój strój łamie ten kodeks, wówczas ludzie skupią się na twoim wyglądzie, zamiast na tobie.

Kiedy ubierasz się do biura w dżinsy i koszulkę bez kołnierzyka, a wszyscy pozostali noszą marynarkę i krawat, twój ubiór sprawi, że będziesz się wyróżniał. Jeżeli na rozmowę o pracę zakładasz garnitur z kamizelką, a wszyscy obecni ubrani są w koszulki polo i spodnie khaki, wówczas też skoncentrują się bardziej na twoim stroju niż na tobie.

Oto kilka wskazówek, które pomogą ci ubrać się tak, by odnieść sukces i abyś umiał rozróżnić „swobodny strój służbowy” od „oficjalnego stroju służbowego”.

Ważna zasada

Jeśli ludzie skupiają się na twoim stroju zamiast na tobie, oznacza to, że ubrałeś się niewłaściwie.

Mężczyźni – oficjalny strój służbowy

DO PRZYJĘCIA

NIE DO PRZYJĘCIA

Garnitury: trzyczęściowe,
dwuczęściowe, jedno lub
dwurzędowe, wełniane albo
bawełniane

Krzykliwe kolory i wzory

Blezery lub marynarki
sportowe i krawat

Rozpięty kołnierzyk bez krawata

Spodnie

Buty sportowe

Koszule od garnituru lub
flanelowe (zapinane)

Rzucające się w oczy sprzączki pasków

Kamizelki

Futra

Płaszcz lub trencz

Białe skarpetki

Buty wizytowe, buty z
zaokrąglonym czubkiem, mokasyny

Mężczyźni – swobodny strój służbowy

DO PRZYJĘCIA

NIE DO PRZYJĘCIA

Blezery

T-shirty z napisami lub postaciami z kreskówek

Koszule zapinane na guziki

Wypłowiałe, znoszone dżinsy

Koszule z kołnierzem golfowym

Wszystko, co jest zbyt krzykliwe lub zbyt ciasne

Koszule z dzianiny z krótkim rękawem

Sandały

Spodnie khaki

Strój militarny

Swetry z wycięciem w serek lub półokrągłym

Szorty

Nieoficjalne krawaty

Czy swobodny strój służbowy oznacza, że mogę założyć dżinsy i T-shirt?

Kwestię czy wolno założyć dżinsy, czy nie, określają zasady firmy. W niektórych przedsiębiorstwach można śmiało założyć dżinsy, w innych nie. Nigdy nie należy jednak ubierać takich, które są znoszone, mają dziury, są poplamione lub zbyt ciasne. Dotyczy to zarówno kobiet jak i mężczyzn.

Te same wskazówki dotyczą T-shirtów. W niektórych firmach można na przykład założyć koszulkę firmową z logo przedsiębiorstwa, ale nic poza tym. Jeśli u ciebie w biurze można nosić T-shirty, powinny zawsze być czyste, w dobrym stanie i bez napisów.

25
Towarzyskie
imprezy służbowe

JEST 15.00, KOLEJNY ZWYKŁY DZIEŃ PRACY, kiedy nagle dzwoni telefon. To kierownik sprzedaży twojej firmy: „Tom, właśnie rozmawiałem z Billem Jonesem z Aerospace. Podpisali dziś umowę. Wydaję jutro kolację, aby to uczcić. Ciężko pracowałeś przy tym projekcie, więc mam nadzieję, że do nas dołączysz”.

Ma rację. Naprawdę ciężko pracowałeś i uczczenie zwycięstwa z klientem będzie dla ciebie zaszczytem. Gratulacje!

A teraz... uważaj.

Kolacja z klientem i kolegami z pracy to zadanie służbowe a nie towarzyskie, nawet jeśli dotyczy uczczenia okazji. Niezależnie od tego, jak luźna będzie atmosfera i jak przyjacielsko wszyscy będą się czuć, to, w jaki sposób zachowasz się przy kolacji, wpłynie na twój wizerunek w przyszłości.

Dotyczy to każdego towarzyskiego wydarzenia służbowego, w którym będziesz brał udział oraz wielu imprez zdawałoby się niezwiązanych z pracą.

Służbowe okazje towarzyskie to możliwość połączenia przyjemności z pracą, zwłaszcza jeśli chodzi o budowanie więzi i właśnie one są również potencjalnym polem minowym, gdzie albo odniesiesz sukces albo poniesiesz porażkę. Czy jest to spotkanie podczas godzin pracy, proszona kolacja czy wyjście to jak dobrze będziesz funkcjonował w gronie innych zależy od etykiety.

Służbowe spotkanie towarzyskie

Istnieje kilka odmian takiego spotkania: może to być koktajl w pracy, sponsorowana przez firmę impreza dla klientów i potencjalnych klientów lub wydarzenie organizowane przez klienta czy stowarzyszenie (na przykład spotkanie w miejscowej izbie handlu), na którym będziesz reprezentował firmę, lub impreza będąca częścią konferencji bądź seminarium.

Niezależnie od charakteru spotkania, najważniejsze to pamiętać, że firma nie zaprosiła cię tu jedynie, byś napił się, najadł i dobrze bawił. Wszystkie tego typu imprezy, może z wyjątkiem wewnętrznego spotkania w firmie, mają na celu nawiązanie kontaktów towarzyskich, poznanie nowych ludzi oraz rozwinięcie istniejących już relacji.

Przedstawianie się

Zanim wejdziesz na jedno z takich spotkań, musisz wiedzieć, jak właściwie przedstawić siebie i innych, ponieważ na tej podstawie tworzy się pierwsze wrażenie. Bardzo ważne, abyś umiał prawidłowo dokonać prezentacji. Wówczas każdy z uczestników będzie czuł się swobodnie i chętnie pozna lepiej nowe osoby. Kiedy zepsujesz prezentację, cała uwaga skoncentruje się na błędach i okazja do nawiązania nowych kontaktów przepadnie.

Zobacz wskazówki dotyczące powitań i przedstawiania się w rozdziale 7. Oto pierwsze cztery kroki podczas prezentacji:

wstań

utrzymuj kontakt wzrokowy i uśmiechaj się

wyraźnie powiedz swoje imię i nazwisko

podaj dłoń pewnym gestem

Jeśli musisz przedstawić sobie dwie osoby, zwróć się najpierw do ważniejszej. „Panie Kliencie, proszę poznać pana Bryanta. Jest on naszym nowym wiceprezesem ds. sprzedaży”.

Alkohol

Na wszystkich imprezach służbowych największym źródłem problemów jest alkohol. Nawet jeżeli jesteś lekko podchmielony, nie będziesz w stanie w pełni skupić się na nawiązywaniu nowych kontaktów i rozwijaniu już istniejących.

Gdy chcesz napić się alkoholu, pij powoli i długo. Ułatwisz sobie sprawę w ogóle powstrzymując się od tego. W dzisiejszym świecie biznesu powszechnie akceptowalne jest całkowite unikanie alkoholu. Dopuszczalne są woda, sok lub napoje gazowane.

Rozmowy

Wiele osób przeraża sam fakt wzięcia udziału w rozmowie na gruncie zawodowym z nieznajomą osobą. Na szczęście możesz pokonać ten strach. Oto kilka bardzo pomocnych rad:

1. Ćwicz, ćwicz, ćwicz. Niech twoim nawykiem stanie się rozmowa z nieznajomymi wszędzie, gdzie ich spotkasz: z taksówkarzami, sprzedawcami, recepcjonistami, dostawcami itd.

2. Orientuj się w bieżących sprawach. Sport, polityka, rozrywka, muzyka, popularne książki i filmy, wiadomości ze świata biznesu oraz podróże to tematy, które interesują większość osób. Ja codziennie czytam gazetę, w tym wiadomości z kraju i lokalne, wydarzenia sportowe, a nawet dowcipy. Staram się orientować w programach rozrywkowych i plotkach, przerzucam więc kanały telewizyjne i wyrabiam sobie opinię na temat programów, które naprawdę lubię. Teraz dopiero mam tematy do rozmowy!

Obchód

Służbowe spotkanie towarzyskie to idealna okazja na zapoczątkowanie nowych kontaktów biznesowych, umocnienie istniejących więzi i znalezienie kandydatów na potencjalnych klientów. Przechodzenie od jednej osoby do drugiej daje szansę na poznanie wielu ludzi. Nie tylko poszerzysz swoją listę kontaktów, ale możesz też doskonalić umiejętność rozmowy; inni docenią twój talent i będą nim zachwyceni. Poniższe wskazówki pomogą ci skutecznie przemieszczać się między gośćmi.

Zanim wybierzesz się na imprezę...

USTAL SWOJE CELE. Nie chodzi mi tu o kwestię, ile krewetek uda ci się zjeść. Stwórz listę osób, które chciałbyś poznać i zaplanuj, jak to zrobisz.

Po wykonaniu odpowiedniej listy, dowiedz się czegoś więcej o umieszczonych na niej osobach. Zdobądź informacje o ich pochodzeniu oraz zainteresowaniach (nie tylko biznesowych) i zapisz te wiadomości, aby w przyszłości łatwo było je znaleźć.

Na imprezie...

WSTAŃ I ZACZNIJ CHODZIĆ PO POMIESZCZENIU. Nie siedź w jednym miejscu, ani nie stój cały czas w kącie.

WYJDŹ Z UKRYCIA. Rzuć sobie wyzwanie i nie stój rozmawiając cały wieczór tylko ze znajomymi. Świadomie postaw sobie za cel poznanie tych, których nie znasz, przedstawienie się im i nawiązanie rozmowy. W trakcie konwersacji pamiętaj, aby włączyć do niej innych z grupy. Im częściej będziesz to robił, tym będzie to łatwiejsze.

SZUKAJ WSKAZÓWEK. Zbliżając się do kogoś, obserwuj, czy jego mowa ciała wyraża gotowość do spotkania. Słuchaj, w jaki sposób zapraszają cię (lub nie) do rozmowy. Nie każdy przyjmie cię z otwartymi ramionami. Jeżeli ktoś nie będzie chciał z tobą rozmawiać, przejdź do następnej osoby.

ZACZNIJ ROZMOWĘ W POZYTYWNY SPOSÓB Zawsze rozpoczynaj optymistycznym komentarzem lub pytaniem. Nie bądź negatywnie nastawiony (uważaj na ton i treść wypowiedzi). Zadawaj pytania otwarte, aby przedłużyć dialog.

ZNAJDŹ WSPÓLNE TEMATY. Kiedy jesteś na kolacji służbowej u kogoś w domu, rozejrzyj się, żeby dowiedzieć się o zainteresowaniach tej osoby. Popatrz na fotografie, książki i przedmioty.

POZNAWAJ RÓŻNYCH NOWYCH LUDZI. Wykorzystaj okazję do zatarcia różnic pokoleniowych i kulturowych.

NAWIĄŻ KONTAKT I RUSZAJ DALEJ. Po kilku minutach rozmowy delikatnie przeproś i podejdź do innej osoby lub grupy. Pamiętaj, reprezentujesz firmę i sposób, w jaki zachowujesz się, będzie świadczył o tobie i twoim pracodawcy. Nie zdziw się, jeśli opinia o tobie, pozytywna lub negatywna, dotrze do innych osób w firmie.

Posiłek służbowy

Posiłek służbowy to idealna okazja na scementowanie więzi. To także idealna okazja, aby je zniszczyć. Nie można tutaj niczego zrzucić na umiejętności zawodowe, wszystko zależy od tego, jak się zaprezentujesz i jak będziesz zachowywał się wśród innych osób, na przykład podczas posiłku oraz jakie świadectwo wystawisz swojej firmie.

Nie spóźniaj się

Na seminarium poznałem Jima. Opowiedział mi następującą historię. Jim rozumie jak ważna jest punktualność oraz znajomość kultury firmy, a jego znajomy nie. Ten kolega, sprzedawca, udał się do Holandii podpisać umowę. Jego gospodarz zaprosił go na lunch, a on spóźnił się. Wkrótce potem europejski partner poinformował Jima, iż umowa nie zostanie zawarta. Jak mają mu ufać, że dotrzyma słowa, wyjaśnił Jimowi, skoro nie potrafi nawet na czas zjawić się w restauracji?

Przełamanie monopolu

Mimo najlepszych starań, niekiedy w czasie spotkań służbowych natkniesz się na kogoś, kto przyssie się do ciebie jak pijawka i nie da ci odejść. Wiesz, że twoja misja to nawiązywanie kontaktów. Jak zatem wyswobodzić się od takiej osoby, nie będąc jednak niegrzecznym ani nieszczerym?

Wymówka, że idziesz do toalety, a potem pójście do baru lub dołączenie do innej grupy to kiepska postawa. Jeśli wymawiasz się wizytą w łazience, koniecznie musisz się tam udać. Wówczas po powrocie będziesz mógł podejść do innych.

Lepszym wyjściem jest bycie stanowczym i wycofanie się; należy jednak zrobić to taktownie: „Jerry, miło było spotkać się z tobą, ale szef kazał mi dziś wykonać sporo rzeczy. Muszę nawiązać kilka nowych kontaktów, więc jeżeli mogę cię przeprosić, pójdę porozmawiać z osobami, które mam poznać. Trzymaj się”. Potem odejdź.

Gdy organizujesz posiłek służbowy, pamiętaj, aby zjawić się 5 do 10 minut przed czasem. Będziesz mógł sprawdzić stolik i dopilnować, by wszystko było na swoim miejscu, a także rozejrzeć się, gdzie posadzisz gości. Jeśli planujesz podawać wino, porozmawiaj z szefem sali lub somelierem o właściwym doborze trunków. Miłym akcentem jest wcześniejsze zapłacenie rachunku, żeby nie trzeba było zajmować się nim przy stoliku po skończeniu posiłku. Udaj się też do toalety, umyj ręce, przyczesz włosy i sprawdź, czy wyglądasz elegancko. Lepiej 5 minut za wcześnie niż 5 minut za późno!

Jeżeli jesteś gościem podczas posiłku służbowego, również nie wolno ci się spóźnić. Jeśli z jakiegoś powodu nie możesz zdążyć na czas, zadzwoń do restauracji (oczywiście byłeś na tyle mądry, by zapisać numer telefonu przed wyjściem z biura, prawda?) i poproś o przekazanie gospodarzowi, że spóźnisz się oraz podaj przybliżony czas dotarcia na miejsce.

Kto płaci?

To naprawdę proste. Podczas posiłku służbowego płaci ten, kto zaprasza.

Kiedy jesteś gospodarzem

Jeżeli jesteś gospodarzem posiłku służbowego, powinieneś:

załatwić rezerwację

zaprosić gości

upewnić się, że komórka i pager są wyłączone

wskazać miejsca przy stole, pamiętając, aby najlepsze przeznaczyć dla najważniejszych gości (zwykle po twojej prawej stronie)

pomóc w wyborze dań z menu, sugerując kilka wyjątkowo dobrych pozycji (oczywiście wybrałeś restaurację, w której byłeś już wcześniej, więc wiesz, co jest smaczne)

wybrać wino

poprowadzić rozmowę, inicjując tematy

przypilnować, aby wszyscy bawili się dobrze i nikt się nie nudził

rozpocząć dyskusję służbową po skończeniu głównego dania

zapłacić rachunek

dać znak, że spotkanie dobiegło końca i podziękować wszystkim

Kiedy jesteś gościem

Jeśli jesteś gościem podczas posiłku służbowego, powinieneś:

słuchać wskazówek od gospodarza, gdzie masz usiąść

upewnić się, że wyłączyłeś komórkę i pager

słuchać i brać udział w rozmowie, ale nie dominować

przedstawić się i rozmawiać z sąsiadami po obu stronach

zamówić skromne dania po niezbyt wygórowanych cenach, chyba że gospodarz nalega, abyś skosztował najlepszego filet mignon w całym stanie

zamówić drinka tylko wówczas, gdy gospodarz i inni je zamawiają; pić powoli, delektując się. Jeżeli inni przy stoliku zamawiają drinki lub wino, nie ma przymusu, abyś i ty pił alkohol. Możesz równie dobrze zamówić sok, wodę lub napój gazowany (ja sam nie pijam alkoholu podczas spotkań służbowych, więc nie muszę podejmować takiej decyzji).

przestrzegaj dobrych manier przy stole (patrz rozdział 16.), a kiedy nie jesteś pewien, co robić, przypatruj się innym, naśladuj ich. Jeżeli nie zdaje to egzaminu, dokonaj odpowiedniego wyboru.

poczekaj, aż gospodarz zainicjuje temat zawodowy. Zwykle sprawy służbowe porusza się po skończeniu dania głównego. Ponieważ to gospodarz cię zaprosił, do niego należy inicjatywa w podjęciu tematu służbowego.

pod koniec posiłku podziękuj współbiesiadnikom i gospodarzowi. Następnie, kiedy dotrzesz do domu lub z samego rana w biurze, napisz odręcznie liścik z podziękowaniami na karcie korespondencyjnej, którą masz w szufladzie z papeterią (patrz rozdział 23.).

Posłowie

W NINIEJSZEJ KSIĄŻCE OMAWIAŁEM różne sytuacje, wobec których nie można zastosować żadnych konkretnych reguł etykiety. Wówczas wykorzystuję podstawowe zasady etykiety – troskę, szacunek i uczciwość, które podpowiedzą mi, co robić.

Odpowiadając na pytania z zakresu dobrych manier, korzystam z określonego systemu żeby znaleźć rozwiązanie problemu, kiedy tradycyjne zachowania nie pasują do sytuacji. To prosty, pięciostopniowy proces, z którego skorzystać może każdy:

1. BĄDŹ UWAŻNY. Zobacz, w jaki sposób bieżąca sytuacja dotyczy osób zainteresowanych.

2. WYPRACUJ KONKRETNE ROZWIĄZANIA. Spróbuj pomyśleć o różnych sposobach wyjścia z danej sytuacji.

3. OKAZUJ WSZYSTKIM SZACUNEK. Zobacz jak twoje rozwiązanie wpływa na innych.

4. BĄDŹ UCZCIWY WOBEC SIEBIE. Sprawdź, w jaki sposób twoje rozwiązanie wyjaśniło sytuację innych osób. Bądź szczery wobec siebie i wybierz wyjście, które wszystkim najlepiej odpowiada.

5. W RAZIE KONIECZNOŚCI MODYFIKUJ ROZWIĄZANIE. Jeśli zajdzie taka potrzeba, dokonaj koniecznych zmian i po raz kolejny przyjrzyj się, czy jest ono najlepszym z możliwych.

Proces ten ma na celu zdobycie pewności siebie. Kiedy poczujesz się pewnie, będziesz tak właśnie zachowywał się, a wtedy ludzie w twoim otoczeniu zareagują na ciebie pozytywnie.

Dlatego właśnie etykieta jest tak cenna. Korzystaj z niej, ciesz się pozytywnymi reakcjami ludzi na twoją osobę i osiągaj coraz więcej sukcesów w codziennym życiu – prywatnym i zawodowym. Powodzenia!

EMILY POST (1872-1960)

Emily Post rozpoczęła karierę pisarską w wieku 31 lat. Jej romantyczne opowiadania opisujące społeczeństwo po obu stronach Atlantyku były publikowane w odcinkach w takich magazynach, jak „Vanity Fair”, „Collier’s”, „McCall’s” i innych.

Opublikowana w 1922 roku Etiquette autorstwa Emily Post stała się bestsellerem a wyrażenie „według Emily Post” szybko zaczęło funkcjonować w języku angielskim jako ostateczna opinia w sprawach dotyczących zachowania się w towarzystwie. Emily Post, której jako dziewczynce wmawiano, że dobrze wychowane kobiety nie powinny pracować, stała się nagle jedną z niewielu Amerykanek robiących karierę zawodową. Liczne książki, kolumna prasowa i audycje radiowe uczyniły z niej postać o wielkiej renomie, którą cieszyła się do końca życia.

„Dobre maniery odzwierciedlają wnętrze – wrodzony wzgląd na uczucia innych i szacunek dla samego siebie”.

Emily Post

Po męsku Obyczaje silnej płci Mężczyzna w pracy Część III

Spis treści

Karta tytułowa

CZĘŚĆ TRZECIA W pracy

20 Trzy najważniejsze obszary życia zawodowego

Dwie najważniejsze kwestie w życiu zawodowym

Brak manier – kolejne denerwujące zachowanie w pracy

Rzeczy, które mężczyźni robią dobrze w pracy

21 Pięć głównych zasad dotyczących rozmowy o pracę

1. Bądź punktualny

2. Bądź przygotowany

3. Ubierz się lepiej niż zwykle

4. Uśmiechaj się, mów wyraźnie i utrzymuj kontakt wzrokowy

5. Podziękuj dwukrotnie

Pięć pytań, na które musisz być przygotowany

Pięć pytań, jakie możesz zadać w trakcie rozmowy o pracę

22 Budowanie lepszych relacji

Jak budować relacje

Zmiana postępowania, sposobu wypowiadania się i wyglądu

Wybór towarzystwa

23 Komunikacja w biurze

Rozmowa w cztery oczy

Etykieta służbowych rozmów telefonicznych

Poczta głosowa

Telefon komórkowy

E-maile

Listy i notatki

24 Codzienne maniery w pracy

W biurze

Higiena

Ubiór

25 Towarzyskie imprezy służbowe

Służbowe spotkanie towarzyskie

Posiłek służbowy

Posłowie

EMILY POST (1872-1960)

Karta redakcyjna

Peter Post: Po męsku. Obyczaje silnej płci.

Cz. 1: Życie codzienne

Cz. 2: Życie towarzyskie

Cz. 3: W pracy

Tytuł oryginału: Essential Manners For Men

Redaktor
KINGA ZALEJARZ

Redaktor techniczny
ZIEMOWIT CABANEK, CROMALIN

Projekt okładki
PIOTR ŁYSAKOWSKI

© Copyright by The Emily Post Institute, Inc., New York 2003

Published by arrangement with HarperCollins Publishers Inc.

All rights reserved.

© Copyright for the Polish edition by Cartalia Press

© Copyright for the e-book edition by Fundacja Festina Lente

Warszawa 2013

Fundacja Festina Lente

ul. Nowoursynowska 160 B / 7

02-776 Warszawa

www.festina-lente.org.pl

Plik mobi przygotowała firma eLib.pl

al. Szucha 8, 00-582 Warszawa

e-mail: kontakt@elib.pl

www.eLib.pl

ISBN 978-83-7904-099-5